仕組み化 – マニュアル作成は誰が行うべきか?


manual

仕組み化に取り組もうと思って、マニュアル作成の計画を立てている方も多いでしょう。

マニュアル作成は仕組み化に決定的に重要な作業ですが、同時に時間と手間がかかる大変な作業でもあります。

やる気はあるけれども、そのマニュアルを実際どうやって作るのか?

と悩んでいる経営者の方は多いのではないでしょうか。

世の中には、マニュアルの作成代行してくれる会社もありますし、テンプレートのようなものもあります。

一見したところ、そういった外部の力を借りて作ってしまったほうが楽に思えるかも知れません。

しかしながら、マニュアルは自社内で創ったほうが間違いなく良い、といえます。

理由は次のとおりです。

 


 

第一に、外部に委託すると

「マニュアルとは使うだけのもの」

という意識が出来上がってしまうからです。

ガーバーが言っているとおり、ビジネスは、

イノベーション(やり方の改善)
→数値化
→標準化(マニュアル化)
→イノベーション(やり方の改善)
→数値化
→・・・

という絶え間ないサイクルの繰り返しです。

そんな中、マニュアル作成を外部に委託してしまえば、

社員の方々は、完成したマニュアルどおりに仕事をすれば良いんだ、

という意識になってしまいます。

それを改善しようなどという意識が無くなります。

実際には、マニュアル作成は一度作って終わりではなく、常に改善し続ける絶え間ないプロセスです。

自分たちで作ってみて、そのとおりに仕事をやってみて、うまくいかない部分があれば、また自分たちで改善する。

そのプロセスが出来上がれば、「仕組み化を仕組み化」できます。


マニュアルを自社内で創ったほうがいい第二の理由は、

マニュアルには、自社の想いが詰まっているからです。

マニュアルは単に作業手順だけを記すものではありません。

優れたマニュアルには、

なぜその作業が必要なのか?
その作業をどう行うのか?
なぜそのように行うのか?

が含まれています。

それらはその会社独自の想いを基にした内容になります。

ですから、ほかの会社のマニュアルを真似して作ったところで、たいした意味がありません。

自社の想いが詰まったマニュアルが完成すれば、それを使って仕事をするたびに、想いを肌で感じることができます。

社員の意識を変えようとして、いくら社長が雄弁に語ったところで、その効果は一時的です。

しかし、想いが詰まったマニュアルを普段から使うことで、自然と行動が変わり、意識も変わっていきます。

結果を出させようと思って社員を鼓舞しても無駄である。
結果を出すことで鼓舞されるのである。

とガーバーは言っています。

意識を変えれば行動が変わるのではなく、行動を変えれば意識も変わるものです。


マニュアルを自社内で創ったほうがいい第三の理由は、マニュアル作成の仕事は、人を育てるいい機会になるからです。

マニュアルを作成する作業は、仕事の内容を俯瞰し、システム的に考える必要があります。

自社の目的に照らして、その仕事はどう行うべきか?
どう行えばもっとも効果的、効率的か?
そういったことを考えながら作成します。

社員がそういった能力を訓練し、身に付けられれば、とても大きなインパクトがあるでしょう。

以上の理由によって、マニュアルは自社内で創ることをお勧めします。
時間と手間はかかるかも知れませんが、ぜひ実行してみてください。

清水直樹

清水直樹

一般財団法人日本アントレプレナー学会代表理事 大学卒業後、マイクロソフト日本法人に入社。その後独立し、海外不動産の紹介会社を起業した後、携帯電話普及の波に乗る形で、モバイルコマース事業の創業メンバーとして参加。上場を目指すが経営メンバー同士の空中分解によって頓挫。その後、海外の経営ノウハウをリサーチし続け、2011年に世界No.1のスモールビジネスの権威、マイケルE.ガーバーと出会う。同氏の日本におけるマスター・ライセンシーとなり、2013年には日本初のE-Myth社認定コーチ(E-Myth社はマイケルE.ガーバーが創った世界初の中小企業向けビジネスコーチング会社)になる。現在は、日本の中小企業がワールドクラスカンパニーになるための支援活動に力を注いでいる。

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