仕事を任せる仕組み


仕事を社員に任せて、幻滅した経験はあるだろうか?

あなたが設定した締め切り日になって、”あれ、今日まででしたっけ?”や”どうすればいいかわからなくて、、、”と言われたことはないだろうか?

”任せると余計時間がかかる。”

”自分でやったほうが出来上がりが良い。”

一度こういった経験をすれば、人に任せるより自分でやったほうが良い、という結論になりがちである。

委任は管理職としての一つのスキルであるが、そのスキルを磨くと同時に、社内におけるシステムにしなければいけない。

なぜならば、あなたの会社で、新しく管理職になった人は、あなたと同じようなシチュエーションに直面するに違いないからだ。

委任する前に確認すること

仕事を委任する前に、次の点を確認するようにしよう。

1.社員がその仕事を完了させる能力を持っているか?仕事を委任する前に社員がその能力・スキルを持っているか確認しよう。

2.その仕事にどんな知識やトレーニングが必要か理解しているか?あなたが期待する水準で仕事をしてもらうために、どんな知識やトレーニングが必要かを理解しよう。長い目で見れば、それが時間の節約になるだろう。

3.部下は、その仕事を完了させるためのツールや情報をすべて持っているか?つまり、社員がその仕事を完了させるために、いろいろと自分で判断できるようにしなくてはならない。

4.期限を設けたか?期限は細かいほうが良い。日付だけ指定するのではなく、時刻も指定しよう。

5.社員はその期限に間に合うか? 単純に、物理的な時間がないという理由で、仕事が完了しないという事態を避けなくてはならない。

6.やっている仕事を書き出し、どの仕事を委任するのかをはっきりさせよう。

7. 委任を社員が成長するためのものとして活用すること。その委任する仕事は、社員が能力を活用・開発するために役立つか?

8. 社員が負う責任、そして彼らが果たすべき基準について社員と話し合おう。

進捗のフォローアップ

任せた仕事の進捗をフォローアップすることも大事である。

とはいえ、

”あれ、どうなった?”

と唐突に部下に問いただすのは賢いやり方ではない。

いつ進捗報告してもらうかも事前に決めておくべきである。そうすることで、部下は、それが大事な仕事であることを認識できる。

最初に委任する際は、多少の恐怖心が生まれるものだ。気が滅入るし、かえって時間の無駄だと思うかも知れない。自分でやれば完璧にできることをなぜ人に任せるのか?

しかし、委任を拒否すれば、あなたは日々の仕事にフォーカスしすぎていることになり、自分自身のために作業を増やしているに過ぎない。

あなたは時間にレバレッジをかけなくてはいけないし、社員に成長の機会を与えなくてはならない。

そのためにも、自社ならではの委任のシステムを作ってみよう。

マイケルE. ガーバー

マイケルE. ガーバー

米EMyth創業者、Michael E.Gerber Companies会長。世界No.1のスモールビジネスの権威(米INC誌による)。1977年に世界初のビジネスコーチング会社、マイケル・トーマス・コーポレーションを設立。その後、約40年間にわたって、7万社の中小・スモールビジネスをクライアントに抱える会社に成長させた。「E-Myth革命」や「会社をE-Myth化する」などの言葉が生まれるほど、世界中のスモールビジネスに変革をもたらしてきた。1985年には、初の書籍、「E-Myth(邦題:はじめの一歩を踏み出そう)」を出版。「起業家の視点(職人、マネージャー、起業家という3つの人格)」、「ビジネスのシステム化」、「フランチャイズプロトタイプ」、「ビジネス開発プロセス」などの新しい概念を提唱し、現在につながる、スモールビジネス経営の新しいスタンダードを創った。同書は、16カ国語に翻訳され、700万部以上のベストセラーとなっている。

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